Hoe wij van onze tijdsregistratie een feest(je) maken

, ,
Smart Watch

Tijdsregistratie verloopt binnen heel veel organisaties stroef. Meestal ligt één hoofdoorzaak aan de basis van deze bottleneck: de medewerker vergeet het te doen of stelt het uit, omdat de gebruikte software niet voldoet. Binnen SummaView speelden deze problemen ook. Daarom hebben we besloten zelf een app te ontwikkelen die van tijdsregistratie een feest maakt. Nou ja, een klein feestje dan.

Vaak spelen dezelfde twee problemen die allebei in feite terug te voeren zijn op een slechte werking van het urenregistratiesysteem. De medewerker wil aan het eind van de dag naar huis en ‘vergeet’ zijn uren in te vullen. Er kan natuurlijk best sprake zijn van écht vergeten, maar niet zelden ligt aan dit ‘vergeten’ het werkelijke probleem ten grondslag: het systeem werkt traag en onlogisch en het kost de medewerker veel tijd om alle uren in te vullen. Niet bepaald uitnodigend en uitstel ligt op de loer.

Duidelijke eisen

Bij SummaView besloten we een app te ontwikkelen die deze problemen oplost. We stelden vooraf duidelijke eisen. Allereerst moet de app op zowel mobiel (iOS, Android, WindowsPhone) als voor desktop-systemen beschikbaar zijn. Als de tijdregistratie op kantoor wordt vergeten, vormt mobiel invullen onderweg in de trein of thuis een werkbaar alternatief.

Tijdswinst boeken

De andere eis is dat de app snel en soepel werkt. Zo besparen we veel irritante wachttijd. Daarnaast moet de app eenvoudig en snel overzicht kunnen bieden van alle geplande en werkelijke uren. Tijdswinst boeken met het invullen van gegevens vormt eveneens een speerpunt. Denk daarbij aan automatisch invullen van tijden, data, klantnamen etc.

Verder uitrollen?

De ontwikkeling van de app is nu nog in volle gang. De eerste betaversie is getest en alle medewerkers zijn nu al razend enthousiast en kunnen niet wachten om de app in gebruik te nemen. Binnenkort verwacht ik dat de app definitief in gebruik genomen kan worden. En wie, als alle kinderziektes eruit zijn,  weet rollen we onze app op termijn wel verder uit, zodat ook onze klanten ervan kunnen profiteren. Wordt vervolgd dus.