De Uitdaging:
Het probleem begon met het gebruik van diverse standalone Excel-bestanden die werden bijgehouden door verschillende afdelingen, wat leidde tot inconsistente en gefragmenteerde financiële gegevens. Deze aanpak veroorzaakte moeilijkheden in het nauwkeurig en efficiënt vastleggen van financiële gegevens voor grote projecten tijdens de offerte- en uitvoeringsfasen.
Onze Oplossing:
Om dit probleem op te lossen, hebben we de volgende stappen ondernomen:
- Centralisatie van Gegevens: We hebben alle standalone Excel-bestanden geconsolideerd in een centrale database. Dit zorgde voor een enkelvoudige bron van waarheid voor alle financiële gegevens.
- Automatisering van Berekeningen: We hebben geautomatiseerde berekeningen ingesteld voor belangrijke financiële meetwaarden zoals verkoop van apparatuur, onderhoudsverkoop, rente, hoofdsom, managementdiensten, leaseclassificatie en afschrijving.
- Gestandaardiseerde Invoer en Uitvoer: Door gestandaardiseerde sjablonen voor input en output te gebruiken, hebben we consistentie gewaarborgd in de gegevens die door verschillende afdelingen worden ingevoerd en gerapporteerd.
- Realtime Rapportage: We implementeerden een systeem voor realtime rapportage, waardoor belanghebbenden altijd toegang hadden tot de meest recente financiële overzichten zoals P&L, Cashflow, Management Samenvatting, Balans en SPOR Vergelijking.
Het Resultaat:
De concrete resultaten van deze oplossing zijn:
- Verbeterde Nauwkeurigheid en Betrouwbaarheid: Door het elimineren van handmatige invoer, het toepassen van inputcontroles, vastleggen van gebruiker input en het gebruik van een centrale database, zijn de gegevens nu veel nauwkeuriger en betrouwbaarder.
- Efficiëntie Verhoging: Automatisering van berekeningen en rapportage heeft de tijd die nodig is om financiële gegevens te verwerken aanzienlijk verminderd, waardoor het team zich kan concentreren op analyse en strategische besluitvorming.
- Betere Inzicht en Controle: Realtime rapportage en gestandaardiseerde outputs geven leidinggevenden en projectmanagers beter inzicht in de financiële gezondheid van projecten, wat leidt tot beter geïnformeerde beslissingen.
- Consistentie in Rapportage: Het gebruik van gestandaardiseerde sjablonen zorgt voor consistente en vergelijkbare rapportages over verschillende projecten en tijdsperioden.